I moderni software per fatturazione elettronica, presenti sul mercato nazionale, offrono diverse funzionalità interessanti per il possessore di partita IVA. Prima fra tutte, la creazione di un archivio ordinato, preciso e diviso per sezioni rinominabili che possa fornire delle risposte rapide in caso di bisogno o controlli operati da soggetti terzi sulla documentazione dell’attività d’impresa.
Impianti organizzati e pensati proprio per evitare documenti magari ammassati alla rinfusa nei cassetti della scrivania dell’ufficio con un grandissimo spreco di spazio. Mezzo affidabile per riportare l’ordine e la logica in situazioni di caos totale, i software per fatturazione elettronica offrono la possibilità di scindere le fatture in due macrocategorie. Da un lato, raccogliere progressivamente tutte quelle inerenti all’acquisto di beni oppure di servizi e dall’altro lato effettuare un raggruppamento di tutte quelle facenti riferimento al volume delle vendite. Un primo passo verso la creazione di un quadro complessivo.
Come evitare errori gravi nella rendicontazione online
Gli esperti del settore evidenziano che uno degli errori più comuni è quello di fare di tutta l’erba un solo fascio. Una riunione di oggetti differenti non produce alcun effetto positivo per la struttura organizzativa. Le realtà maggiormente consolidate sul mercato nazionale adoperano software per fatturazione elettronica avanzati e utilizzano personale altamente qualificato che consente addirittura una scissione delle relazioni in base al tipo di vendita o di acquisto, così da non lasciare nulla al caso ed evitare confusioni. Altre multinazionali e conglomerati aziendali di vario genere preferiscono il criterio dell’eleggibilità dell’IVA. Seguendo questo peculiare parametro, il software per fatturazione elettronica divide tanto le entrate quanto le uscite per funzioni. Una sezione dedicata al pagamento delle spese del personale, un’altra sezione riferibile alle spese per i materiali di consumo oppure un settore apposito per gli importi dei dazi da versare. In ogni caso, lo scopo resta sempre quello di creare contenitori per facilitare le ricerche interne. Non possono essere celati i classici errori legati all’inserimento della fattura nel sistema informatico. Alcuni ritengono che il momento della giornata perfetto per fare un resoconto sia il fine giornata. Il rischio concreto, in queste situazioni, è di lasciarsi influenzare dalla stanchezza e dalla voglia di ritornare a casa dalla propria famiglia. Altri preferiscono svolgere le operazioni di contabilità nella fase iniziale della giornata di lavoro sull’onda dell’entusiasmo e nel pieno delle forze.
Un archivio dedicato ai clienti e ai rapporti conclusi con soggetti terzi
Per la realizzazione di un quadro completo sulla situazione dell’attività d’impresa, i software aziendali prevedono una vera e propria banca dati dei clienti e dei rapporti intrattenuti con essi. Anche in questi casi, non può mancare una suddivisione della documentazione in molteplici sezioni con funzioni di filtro per le ricerche. Uno specchio delle relazioni intrattenute con soggetti terzi.
Molte volte, si tratta di un gran numero di dati tra fatture mensili, certificati rilasciati e documenti vari che richiedono uno spazio digitale ampio per essere immagazzinati e conservati nel tempo come i server di tipo industriale.
