Chi lavora in azienda sa bene quanto sia importante disporre di software che consentano di ottimizzare tutti i processi gestionali, sia interni che esterni.
Tra i processi che possono trarre vantaggi dall’utilizzo di software o piattaforme specifiche rientra la gestione delle email e, più in generale, delle comunicazioni aziendali.
Per poter ottenere ottimi risultati in questo campo si ha bisogno di strumenti completi e affidabili, come ad esempio Zimbra software per e-mail aziendale, una piattaforma ricca di funzionalità, la quale non si limita a fornire strumenti utili per la consultazione e l’invio delle e-mail, ma offre un pacchetto completo per ottimizzare la comunicazione in ambito professionale.
La gestione delle e-mail in ambito aziendale
Ogni giorno professionisti e imprese ricevono decine di e-mail, alcune utili, altre decisamente superflue, quando non addirittura dannose.
Per gestire al meglio tutta la corrispondenza digitale, ma anche per ottimizzare l’utilizzo di più caselle di posta elettronica, evitando di perdere messaggi importanti, è necessario ricorrere a strumenti efficaci che consentano, tra le altre cose, di:
impostare etichette e filtri;
bloccare la spam;
archiviare la posta;
inviare inautomatico messaggi di risposta, in particolare ai clienti e ai fornitori;
consultare e gestire la posta elettronica anche da dispositivo mobile.
Naturalmente, un buon software per la gestione professionale della posta elettronica deve disporre di sistemi di sicurezza e protezione dei dati affidabili ed efficienti.
Non solo posta elettronica
La comunicazione aziendale, sia interna sia esterna, non si basa esclusivamente sullo scambio di e-mail, ma sfrutta anche altri metodi, utili per velocizzare lo scambio di informazioni.
Le migliori piattaforme di gestione delle e-mail offrono anche servizi aggiuntivi, come la possibilità di scambiare messaggi istantanei, sia tramite chat sia per mezzo di messaggi vocali. Affinché tale funzione renda più agevole la comunicazione, in particolare quella interna, è importante che il software scelto offra la possibilità di creare dei gruppi; in questo modo, i dipendenti impegnati su un medesimo progetto potranno scambiarsi aggiornamenti in tempo reale.
Altre funzioni utili che possono essere fornite nei sistemi di gestione aziendali delle e-mail sono i calendari, le agende e le rubriche, nonché la possibilità di condividerli con altri soggetti, siano essi colleghi di lavoro, clienti o fornitori.
I motivi per ottimizzare la comunicazione interna
Sfruttare software professionali per la comunicazione interna, e non solo, offre numerosi vantaggi. Oltre a quelli già visti, relativi alla riduzione del rischio di perdere messaggi importanti, nonché alla possibilità di bloccare la posta indesiderata e di inviare risposte automatiche, ne troviamo altri, in grado di influire positivamente sull’organizzazione del lavoro e sul rendimento dei dipendenti.
In particolare, un buon gestionale per la posta elettronica e per la comunicazione interna consente di:
avere sempre sotto controllo il flusso di lavoro;
coordinare il team in modo rapido e senza perdite di tempo;
migliorare la comunicazione fra diversi reparti, anche posti in sedi distaccate, nonché fra i singoli dipendenti.
Un buon software per la comunicazione, inoltre, interna migliora il coordinamento anche nel caso in cui l’azienda avesse dipendenti in Smart Working o collaboratori esterni.
