Il patrimonio di un’azienda o un’organizzazione, grande o piccola che sia, è costituito non solo dal capitale o dai beni materiali, ma anche dalle informazioni che possiede.
In quest’ottica la gestione documentale risulta di fondamentale importanza.
Archiviare e di conseguenza reperire con facilità documenti e informazioni è alla base di un lavoro più veloce e preciso. Al contrario, archivi non integrati, indicizzati in maniera non univoca e poco accessibili sono da ostacolo al lavoro comportando spreco di tempo e di occasioni lavorative, fino all’estrema ipotesi della perdita di dati.
Ridurre il tempo di ricerca negli archivi si traduce in una diminuzione dell’impiego di risorse e nella conseguente ottimizzazione del lavoro.
Soluzioni per l’archiviazione digitale
Proprio in questa ottica il Gruppo CMT ha pensato ad un prodotto rivolto alle aziende in grado di ottimizzare la gestione dei documenti attraverso l’archiviazione digitale.
Queste soluzioni di archiviazione sono volte a fornire alle aziende una modalità di gestione documentale più dinamica e pratica. Con la crescita del digitale, infatti, si è reso sempre più necessario introdurre sistemi documentali in grado di supportare lo scambio, l’archiviazione e l’organizzazione di documenti e informazioni al fine di garantirne una gestione efficiente e l’integrità nel tempo.
Le soluzioni di archiviazione digitale del Gruppo CMT permettono di:
· indicizzare e personalizzare gli archivi
· creare flussi di lavoro approvativi
· gestire i documenti in forma aperta e collaborativa
al fine di facilitare il lavoro in team, in presenza come anche a distanza, e di garantire una corretta conservazione documentale.
Cartaceo addio
L’archiviazione documentale digitale, oltre ad avere un risvolto pratico nel rendere più efficiente e veloce il lavoro, ha anche impatto ecologico ed economico sull’azienda o organizzazione che se ne avvale.La dematerializzazione dei documenti sta infatti portando verso l’eliminazione del cartaceo: non solo non serviranno più i documenti fisici, stampati su fogli e fogli di carta, ma anche la loro trasmissione sarà più semplice e pratica e non necessiterà di copie materiali.
Questo comporta non solo un risparmio di carta, ma anche un risparmio economico dovuto al mancato acquisto, non più necessario, della carta stessa. Gestire le informazioni e i documenti aziendali con le nuove tecnologie porta al miglioramento delle performance aziendali oltre che ad una maggiore sicurezza nell’accesso e nell’utilizzo degli stessi.
