La firma elettronica rappresenta una risorsa ormai irrinunciabile per la maggior parte delle aziende, che andando incontro ad una progressiva digitalizzazione non hanno potuto fare a meno di constatare quanto tale strumento sia utile nei più svariati ambiti. In particolare, è stato nell’ultimo anno che si è registrato un vero e proprio boom di richieste ed il motivo è piuttosto semplice. Con la pandemia e le relative novità introdotte a livello aziendale per fronteggiare la crisi come lo smart working e le video-conferenze, si è reso sempre più necessario trovare un modo che permettesse di autenticare i documenti anche a distanza. Ecco che la firma remota si è rivelata la soluzione perfetta, in quanto perfettamente integrabile ai software in utilizzo nelle principali realtà.
Quando è utile la firma elettronica
Viene da chiedersi, a questo punto, in quali contesti possa effettivamente rivelarsi utile la firma elettronica e la risposta viene da sé. Se infatti un tempo questo era uno strumento indispensabile solo in alcune realtà imprenditoriali, oggi avere la possibilità di autenticare i documenti anche a distanza è diventata un’opportunità che fa gola a tutti. I tempi sono cambiati: il Covid ha letteralmente stravolto le dinamiche interne di moltissime aziende, che si sono trovate a dover riadattare la propria organizzazione.
La necessità di mantenere una distanza interpersonale è diventato un vero problema per alcune realtà, senza considerare tutte quelle aziende che si sono viste costrette a puntare sullo smart working. È naturale che con i dipendenti a casa ed i clienti o fornitori impossibilitati a recarsi in azienda, la firma elettronica sia diventata necessaria in moltissimi contesti.
Esempi di applicazione della firma elettronica
Coloro che già la utilizzano conoscono bene i vantaggi della firma elettronica, ma per quelle realtà che ancora non hanno scelto di adottare tale strumento può rivelarsi piuttosto difficile comprenderne l’effettiva applicazione. Vediamo dunque qualche esempio di come la firma elettronica può semplificare interi settori professionali, snellendo il lavoro ed ottimizzando le risorse.
Istituti di credito ed assicurazioni
Istituti di credito ed agenzie assicurative fanno ormai un largo utilizzo della firma elettronica, in quanto consente di ridurre in modo significativo lo spreco di carta ma non solo. Il principale vantaggio sta nell’ottimizzazione del tempo, sia per i dipendenti che per i clienti che adesso non sono più costretti a recarsi personalmente in sede per firmare mandati SEPA, preventivi, contratti, variazioni e via dicendo.
Risorse Umane e assunzioni
Per quanto riguarda il settore delle Risorse Umane, l’introduzione della firma elettronica si è rivelata vincente in tutte le aziende. Grazie infatti a questo sistema di autenticazione, la gestione e l’archiviazione dei contratti, ma anche l’assunzione di nuovi dipendenti è semplificata al massimo dal punto di vista burocratico.
Ordini di acquisto e contratti di vendita
La firma elettronica oggi è ampiamente utilizzata anche in ambito commerciale, perché consente di ridurre in modo notevole il tempo dedicato alla firma di ordini di acquisto, contratti di vendita e via dicendo. Anche in tal caso, gestendo tutto in modo digitale è possibile ottenere molteplici vantaggi e avere maggior tempo da dedicare ad altre attività.
