La fatturazione elettronica introdotta nel gennaio 2019 impone che le fatture vengano compilate, emesse ed inviate grazie al supporto di un dispositivo elettronico che si tratti di computer, tablet o smartphone poco importa. Ma possedere uno di questi non è sufficiente considerando che le fatture devono pervenire al Sistema di Interscambio in formato XLM, proprio questo impone l’utilizzo un su software gestione in grado non solo di far emettere fattura elettronica, ma anche di riceverla, conservarla e tenere il tuo revisore contabile sempre aggiornato, grazie alla possibilità, che molti di essi offrono di permettergli l’accesso diretto.
Insomma sembrava cosa di poco conto, ma la fatturazione elettronica ha rivoluzionato molto il lavoro di ogni singolo possessore di partita IVA, fatto salvo per chi ne è esonerato. Ma qual’è l’importanza e l’utilità dei software gestionali? Perchè sono così utili?
Fatturazione elettronica: l’entrata in vigore e il timore della difficoltà di utilizzo
La fatturazione elettronica già dal 2009 veniva utilizzata obbligatoriamente da tutti i professionisti che intrattenevano rapporti con la pubblica amministrazione e che erano obbligati ad emettere un documento elettronico nei suoi confronti. Dal 2019 questa si è estesa anche ai rapporti con i privati, quindi qualunque acquisto di bene o servizio, venga fatto da un professionista prevede l’emissione di una fattura in formato elettronico, fatto salvo per coloro che non vi sono obbligati a meno che non vi aderiscano spontaneamente.
Molti hanno visto questo cambiamento come un vero e proprio problema, un qualcosa che non avrebbe fatto altro se non complicato il lavoro di tutti. Salvo poi rendersi conto che l’intento era semplicemente quello di semplificare l’attività dei professionisti e abbreviare i tempi.
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Ad ogni i timori iniziali della difficoltà di utilizzo, davanti alla necessità si sono dissipati, anche grazie ai software gestionali che hanno contribuito a rendere semplice il passaggio da una modalità di lavoro all’altro.
Elementi della e-fattura
Per comprendere in che maniera agiscono i software gestionali della fatturazione elettronica occorre innanzitutto capire quali sono gli elementi cardine. I documenti in forma elettronica in realtà non differiscono molto dai cartacei a cui si è stati fino a questo punto abituati.
Gli elementi obbligatori restano gli stessi:
nome e cognome o ragione sociale di chi emette la fattura e di chi la deve ricevere
IVA o codice fiscale delle parti
indirizzo della sede legale di chi emette la fattura
indirizzo di residenza o sede legale del destinatario
descrizione degli articoli con le quantità
l’importo imponibile
la percentuale IVA, a meno che non ci si trovi davanti ad operazione esente
data emissione fattura
codice destinatario o indirizzo PEC
A vigilare sull’esattezza dei dati il Sistema di Interscambio che non solo controlla se le informazioni riportate in fattura siano giuste, ma provvede anche a recapitare il documento entro 5 giorni.
In poche parole è possibile affermare che se non fosse il passaggio che deve avvenire in maniera elettronica, non vi è molta differenza dal cartaceo a cui si era abituati.
Perchè i software gestionali semplificano le cose
Come già detto la e-fattura è un documento in formato XLM e per l’apertura e la lettura si ha bisogno di alcuni software che siano in grado di farlo. La scelta non è scontata considerando che sono molte le possibilità che si hanno.
Si può infatti decidere di utilizzare i software gratuiti messi a disposizione dell’Agenzia delle Entrate, a cui si può accedere semplicemente registrandosi al sito. In alternativa ci si può affidare ai software lanciati sul mercato da parti terze, per la maggior parte a pagamento.
Quando la fatturazione elettronica era entrata in vigore, i prezzi dei software gestionali di terze parti avevano costi non indifferenti, mentre ad oggi i prezzi si sono molto abbassati e i software semplificati.
Ognuno di essi non solo permette di gestire la fatturazione elettronica in completa autonomia, ma anche di dare libero accesso ai documenti al proprio revisore contabile. Quando si acquistano i software viene anche generato il codice univoco indispensabile per la ricezione dei documenti e infine mantengono le fatture archiviate per il tempo previsto dalla legge di 10 anni.
